CAD日記

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Excel便利機能2つ「ブック共有する方法」「読み取り専用で開く方法」

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Excelはビジネスツールとして必須であって、これを使いこなせるかどうかでビジネスパーソンとしての価値は大きく変わってくる。関数やマクロを使いこなすのが高いハードルだとして、そこまでいかないところで、最近便利だと思った2つの機能について紹介してみよう。

【ブック共有はまだ使えるんだよ】

Excel 2013までは、校閲タブに「ブックの共有」があって、サーバーの共有フォルダにあるExcelファイルを共有することが容易にできた。複数のユーザーによる同時編集ですな。何もしていない状態なら、誰かが開いていたら別の人は編集できないというのが常識であるところ、みんなが同時に編集できるという優れた機能。これ、けっこうみんな知らないんだよね。。
もちろん制限はあって、「セルの結合/解除」「シートの削除」「条件付き書式の追加/変更」などできないことはある。でも、そんな操作はそうそうしないでしょ。普通は、各人が別のセルを個別に入力編集するだけ。もし同一セルを編集しようとしたら、誰かが編集したよ。。って明示してくれるしさ。
Excel 2016以降(2019と365含む)では「ブックの共有」がなくなっている。機能としてなくなったわけではなく、呼び出す箇所がなくなっただけ。なぜなら、以下のように新たな共有機能が追加されたから。

じゃあ、古い共有機能(レガシ)はいらないじゃんってことになりそうなもんだけど、いやいやそうはいかんのだ。新しい機能の実体は、OneDriveというクラウド上にファイルを置いて共有するもの。会社の情報セキュリティの観点からクラウドを利用できないところは多く使えないってことになる。

ということで、古いブック共有がどうすれば使えるようになるかを案内しようじゃないか。

ファイル⇒オプション⇒クイックアクセスツールバーで、「コマンドの選択」を「リボンにないコマンド」を指定、「ブックの共有(レガシ)」を選択して追加ってすればよい。そうすると、以下のように画面上部に「ブックの共有(レガシ)」のボタンが追加されて、使えるようになる。

【読み取り専用で開けるといいこともある】

ブックの共有をしていない前提では、誰かが開いていると別の誰かは編集モードで開けないという問題があることは前述した。そのファイルはAさんが既に開いているけど、読み取り専用で開きますか?って具合。こっちはただ閲覧しているだけで、別の誰かの編集を阻害したくないときどうするか?ネットワーク上にあるExcelファイルをローカルにコピーしてきて開くのも一つだが、だいぶんメンドウ。ローカルに余計なファイルができてデータ管理上よろしくないというのもある。こっちが最初から読み取り専用で開ければ、別の誰かは編集モードで開けるじゃんという発想。

ファイル⇒オプション⇒クイックアクセスツールバーで、「コマンドの選択」を「リボンにないコマンド」を指定、「読み取り専用の設定/解除」を選択して追加ってすればよい。そうすると、以下のように画面上部に「読み取り専用の設定/解除」のボタンが追加されて、使えるようになる。

普通にExcelファイルを開いた後に上記のボタンを押せば、読み取り専用になってくれる。

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